科发条财函字〔2020〕53号 院属各单位、院机关各有关部门： 近年来，各单位承担的科研项目和取得的科研经费均大幅增长。在科研经费管理和使用中，多数单位能按照国家法律法规和财经制度进行管理和使用，保证了科研工作的顺利进行。但根据中央第十五巡视组对我院巡视的意见反馈，以及近年审计、院内巡视、财务检查的情况来看，部分单位仍存在管理和使用不规范现象以及违规问题，影响了科研工作顺利开展。为落实中央巡视整改要求，进一步规范各单位科研经费管理和使用，促进我院科研工作持续健康发展，现就进一步规范科研经费管理和使用通知如下： 一、加强制度建设 我院落实"放管服"改革的要求，制定完善了一系列管理制度，改革和创新科研经费使用和管理方式。但仍然发现部分单位科研经费管理制度陈旧，时效性不强。部分制度照搬照抄，未结合本单位实际，责任归口部门不明确，细则条款不明确，程序要求冗余，可操作性不强。个别单位缺少"三重一大"事项决策审批制度，对大额科研资金支出决策审批不严，缺少管控措施。 各单位应高度重视制度建设工作，在院制度框架内制定并完善相关科研经费和财务管理制度，明确"三重一大"事项决策审批制度。内部制度应结合单位实际，细则条款和权责范围应明确清晰，具有可操作性，避免重复、无效的程序要求。因国家政策调整等因素，不适用的制度条款应及时修订。 二、严防"小金库"问题发生 "小金库"是指违反法律法规及其他有关规定，应列入而未列入符合规定的单位账簿的各项资金（含有价证券）及其形成的资产。"小金库"的表现形式主要包括：一是通过隐匿、截留单位收入以及违反"收支两条线"原则形成的，包括利用单位各种资产对外提供服务，房屋出租、科研展品及废旧物资处理收入等未纳入单位财务部门统一管理，还包括未按规定对大型会议全部财务收支编制预算、进行结算与账面反映，通过会议公司、酒店等存在坐支或将结算余款留存；二是通过虚列各项支出形成的，包括虚列技术开发费，虚报冒领材料费、劳务费、咨询费、培训费等，以及以虚报工作量、虚报维修、开假发票等方式，将科研经费转到本单位以外形成。 各单位应强化财务收支管理，严禁单位以各种名义、各种方式设立"小金库"。加强内部科研测试平台及课题组领用材料、动植物等资产的后续管理，梳理掌握各种收入信息，对外提供服务取得的收入应及时纳入研究所财务统一管理；全面梳理掌握单位出租出借资产和报废资产信息，建立从形成、配置、使用、处置等全过程监控，确保资产出租出借及处置收入及时入账；规范野外台站等分支机构、食堂、物业等后勤保障部门资金管理，避免形成"账外账"。加强材料、测试化验加工、劳务、专家咨询、差旅、会议等支出管理，强化事前审批，落实审批责任，加强真实性和报销票据附件审核，防止虚报冒领、重复报销套取资金。 三、强化预算源头管理 根据近年预决算对比，部分单位部门预算编制不完整，上年结转结余、出租收入、技术收入、科研项目收入、下属企业上缴收入等未完整编入部门预算，预决算差异较大。有的单位承担的国家级科研项目预算编制不准确，编制质量审核把关不严，或未按项目主管部门规定履行预算调剂审批程序，造成执行中违反相关项目经费管理制度、项目合同书的条款，开支项目预算以外的内容。有的单位科研项目预算绩效目标填报较为粗糙，绩效目标设置不完整，指标设计未细化、未量化，与科研任务目标"两张皮"，造成绩效目标管理表无法起到作用。 各单位应充分认识预算管理的重要性，按照《预算法》从源头上抓实单位预算编制工作，加强组织协调，明确各部门职责，充分发挥预算委员会作用，科学、合理、完整编制预算，尽可能全面、准确预计出租收入、技术收入、科研项目收入、下属企业收入等收入项，以前年度结转结余应纳入部门预算编制。严格执行项目主管部门对项目预算管理要求，发挥科研财务助理作用，提高项目预算编报质量，实际执行中按要求及时履行预算调剂审批程序。在编制项目预算时，按照"谁申请资金，谁设定目标"的原则，科学、合理编报绩效目标，设定与任务匹配、可操作和量化的绩效指标，在报送前加强对项目预算绩效目标的审核。 四、正确处理关联业务往来 关联业务是指课题承担单位委托具有关联关系的企业或单位提供有偿业务的行为。部分单位对关联业务重视程度不足，制度建设和执行不力，对关联方管理不到位，资质审核不严，关联业务审批程序和合同管理不规范。个别单位将承担的科研项目经费通过技术开发、技术服务合同委托、拨付给关联单位，用于支付在编人员的工资薪酬，涉嫌虚列技术开发费。个别单位由所办公司对外销售技术产品，将销售收入转入公司，而部分成本在研究所课题中列支，涉嫌利益输送。个别单位与所办公司或分支机构的资产、成本、人员关系划分不清晰，所办公司无偿使用场地、平台、设备等资源。个别单位存在在职职工在所办公司违规领取报酬的现象。 各单位应严格执行《中国科学院关于加强科研项目关联业务管理的暂行规定》（科发条财字〔2015〕125号），确保关联业务的必要性、真实性和公允性，防止违规拨付资金、套取资金及利益输送等舞弊、违法行为的发生。在关联业务管理制度中明确禁止事项、申报审批程序、承诺公示机制。理清与所办企业等关联方关系，合理区分研发、转化等阶段收入、成本，合理划分员工薪金发放主体。明确关联业务管理的归口部门，及时掌握关联方、关联业务，利用审批、论证、公示、承诺机制加强对关联业务的管理。规范测试化验加工、采购等行为，加强对关联方资质的审核，对其实际能力、条件做必要的市场调查；符合政府采购和招投标范围的，严格履行政府采购和招投标程序。加强对关联业务合同的管理，规范关联业务合同签订程序，严格事前审批的原则；确保合同签订时间、金额、内容等要件齐全；确保关联业务合同条款公平。 五、规范内部往来业务行为 内部往来业务是院属单位内部核算单元之间提供各项服务以及相关成本费用结算。对于内部往来业务的处理，部分单位缺少相关管理制度或制度可操作性差。个别单位通过虚构业务事项、虚增业务量、或不合理收费等方式变相转移或套取项目资金；部分单位内部转账结算佐证材料不充分，难以证明内转业务真实性。 各单位应严格执行《中国科学院单位内部往来业务管理指导意见（试行）》（条财字〔2019〕57号），建立健全内部往来业务管理制度，加强对内部往来业务真实性、相关性的审核。按照成本补偿原则合理制定各项内部往来业务的收费标准，原则上不得高于成本核算价格和对外服务价格，收费标准应经所务会批准，并在单位内部公示。结算时应有明确的计量办法、可操作的计量手段、合理的分摊依据以及手续完备的内部往来业务证明资料。按照"收支两条线"原则，对内部往来业务收入纳入单位预算，由单位统一管理，统筹用于各项科研业务相关支出。严禁通过虚构事项、虚增业务量或不合理收费等方式变相转移或套取项目资金。 六、加强会议费管理 各单位按照"放管服"有关要求制定了会议费管理办法，但在实际执行中发现：有的单位混淆行政会议与科研会议，将相关政策错用在行政会议中，未按照会议级别履行会议计划审批和执行标准；有的单位内部学会、协会未经民政部门批准，不具备收费资质，违规在举办会议过程中收取费用；个别单位通过虚报参会人数增加会议预算，变相提高就餐、住宿标准，在没有会议计划、审批、通知等相关性材料情况下，通过会议形式报销餐费或接待费；一些单位存在会议计划申报随意，审批失控，会议泛化等问题。 各单位应进一步完善会议费、接待费、误餐费等管理办法，避免会议泛化，防范违反中央八项规定精神的事项发生。严格执行《中国科学院会议费管理办（试行）》（科发条财字〔2016〕103 号）和《中国科学院在华举办国际会议经费管理办法（暂行）》（科发际字〔2017〕47号），严格区分行政会议与科研业务会议，科研业务会议是指以科学研究、决策咨询、学术交流、成果转移转化等为主要内容的业务性会议。行政会议应严格按照会议等级履行审批程序。全面梳理单位内部学会、协会不具备收费资质，严禁收取会议费。按照"厉行节约"的原则，控制会议规模和人数，不得通过虚报人数增加会议预算或变相提高就餐或住宿标准。加强对小型科研会议的审批管理，严禁违规以会议费名义报销餐费或接待费。按规定编制会议全部财务收支预算，严格按"收支两条线"的原则，将会议全部收入和支出纳入单位财务统一管理。委托会议服务公司的，严格遴选具有相应资质的会议服务公司，签订委托合同，及时结算入账，并将会议收支结算清单作为会议报销凭据。 七、重视合同管理问题 合同管理是科研经费监管的重要关口。当前各单位合同管理存在的主要问题包括：部分单位领导、管理和科研人员合同管理认识不到位；没有明确合同归口管理部门，或有归口管理部门但没有明确职责，缺少相应合同管理制度；重大合同管理缺少前期主体形式审查和实质审查等准备工作，缺少合同谈判、签订、执行以及变更等法定程序；签订的合同文字不严谨，条款不全面有漏洞；执行过程中忽视合同变更管理和档案管理等。 各单位应依照《合同法》、《劳动合同法》加强科研经费合同管理，增强合同管理意识。建立健全合同管理制度，明确合同归口管理部门及职责，严格合同签章。重大合同要做好前期准备工作，管控好合同谈判、合同审核及签订、合同履行、合同变更、合同验收等重要环节，做到不相容岗位相互分离。 八、规范基本科研业务费管理 基本科研业务费主要用于由科研院所自主选题开展的科研工作；所属行业基础性、支撑性、应急性科研工作；团队建设及人才培养；开展国际科技合作与交流；科技基础性工作等其他工作。目前部分单位在基本科研业务费的安排和使用较为随意，缺少管理机制，甚至有个别单位超范围开支单位公用经费。 各单位应按照《中央级公益性科研院所基本科研业务费专项资金管理办法》（财教〔2016〕268号）和《中国科学院院级科研项目经费管理办法》（科发条财字〔2016〕169 号）等科研经费管理规定，切实履行在资金申请、资金分配、资金使用、监督检查等方面的管理职责。单位可组建基本科研业务费管理咨询委员会等，充分听取科研人员意见，按照科学民主、公开公正的原则，审议支持项目和预算方案，并监督资金的使用。基本科研业务费中严禁分摊单位公共管理和运行费用，严禁开支罚款、捐赠、赞助、投资等。 院将继续加强对于科研经费违规行为的监督检查力度，一旦发现违规问题，将按照有关规定处理，情节严重的将移交有关部门处理。 中国科学院条件保障与财务局 2020年5月6日 |
